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Coordinación de Administración Coordinador de Administración

Información del puesto

  • Proyectar y gestionar la autorización y actualización de la reestructura orgánica del Instituto.
  • Dirigir la conformación y actualización del Manual Administrativo en sus fases de organización y procedimientos, Manuales Específicos de operación, de acuerdo a la estructura orgánica vigente en el Instituto.
  • Elaborar y mantener actualizado el catálogo de firmas de los funcionarios del Instituto.
  • Supervisar y revisar la elaboración, con base en la plantilla autorizada para el Instituto del anteproyecto de presupuesto del capítulo 1000 “servicios personales”, tomando como referencia la normatividad jurídico administrativa establecida en la materia en el ámbito local y federal, en cada ejercicio fiscal.
  • Supervisar el pago oportuno de las cuotas obrero-patronales ante las autoridades correspondientes.
  • Validar la ocupación de plazas de estructura conforme a los dictámenes correspondientes, verificando que el nivel salarial asignado sea el nivel autorizado, de manera permanente.
  • Controlar la plantilla de personal con las modificaciones de puesto realizadas.
  • Revisar las modificaciones o actualizaciones de los tabuladores de sueldos del personal del Instituto, y tramitar la obtención de las autorizaciones correspondientes.
  • Supervisar las actividades que conllevan la integración del expediente de personal, así como su resguardo.
  • Efectuar con oportunidad, los trámites necesarios para cubrir al personal del Instituto sus remuneraciones y prestaciones.
  • Aplicar las retenciones legales vigentes, en cumplimiento estricto de las obligaciones patronales.
  • Realizar el entero de las aportaciones patronales, las retenciones y los impuestos que deriven de una relación laboral.
  • Elaborar el Anteproyecto de Presupuesto en conjunto con las áreas del Instituto y proponer a la Dirección General para su autorización.
  • Administrar el fondo revolvente de acuerdo a las normas y políticas establecidas para el efecto.
  • Emitir la suficiencia presupuestal que soliciten las áreas del Instituto.
  • Realizar las acciones tendientes a la elaboración, presentación y rendición de informes relativos a la información financiera del Instituto.
  • Elaborar y presentar la Cuenta Pública ante las instancias correspondientes, con base en la normatividad que señala la Secretaría de Finanzas y la información que corresponde a las distintas áreas del Instituto.
  • Elaborar información financiera, para la adecuada toma de decisiones de la Dirección General del Instituto, la Secretaría de Finanzas y demás instancias externas interesadas.
  • Elaborar los trámites presupuestales y programáticos que se requieran para el adecuado ejercicio del gasto y el cumplimiento de sus metas programadas.
  • Elaborar los informes que se le requieran para ser presentados ante los órganos fiscalizadores internos y externos, despachos de auditoría externa y oficina de información pública, de conformidad con el marco normativo vigente.
  • Registrar las operaciones contables, financieras y presupuestales del Instituto y elaborar los Estados Financieros.
  • Elaborar el Catálogo de Cuentas del Instituto, de conformidad a la normatividad aplicable y los lineamientos que emita la Secretaría de Finanzas del Distrito Federal.
  • Establecer comunicación efectiva con las diferentes áreas a fin de recabar la documentación comprobatoria para el registro contable de las operaciones financieras del Instituto.
  • Supervisar el registro de los ajustes contables presentados en el Dictamen de Estados Financieros y Fiscales emitidos por el Auditor Externo.
  • Efectuar los pagos solicitados, mediante emisión de cheque o transferencia electrónica, los cuales deberán estar soportados por la liberación y/o autorización de pago.
  • Recibir y mantener en custodia toda la documentación de valor en original, que ampare garantías, sea cual fuere su denominación (pagarés, fianzas, testimonios, escrituras o cualquier otro análogo destinando un área específica que mantenga un adecuado control y registro documental de los mismos.
  • Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto.
  • Coordinar la adquisición y suministro de materiales y bienes muebles, y otorgar los servicios generales requeridos para el desarrollo de las funciones y cumplimiento de los objetivos de las diversas áreas.
  • Dirigir la integración y operación del Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Instituto.
  • Gestionar y realizar los pagos de los servicios de suministro de agua purificada, combustible, fotocopiado, limpieza, fumigación, vigilancia, de acuerdo a las condiciones contractuales pactadas.
  • Recabar los sondeos de mercado y cotizaciones requeridas para la adquisición de bienes y/o servicios.
  • Controlar las requisiciones de compra de bienes y/o servicios, así como verificar la suficiencia presupuestal.
  • Elaborar los resguardos de mobiliario y equipo de oficina y equipo de cómputo del Instituto.
  • Distribuir el mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo e informático, en las diferentes áreas del Instituto.
  • Elaborar el levantamiento y control del inventario físico de los bienes consumibles e instrumentales del Instituto, así como de su actualización.
  • Generar los informes mensuales, trimestrales, semestrales y anuales en materia de almacenes e inventarios que se remiten a las instancias correspondientes en la materia.
  • Asegurar el seguimiento al servicio externo de mantenimiento correctivo de mobiliario y equipo de oficina y equipo de cómputo e informático.        
  • Identificar áreas de oportunidad, con el fin de establecer las estrategias para alcanzar los objetivos institucionales, en cada ejercicio fiscal.
  • Asesorar a las áreas con el fin de definir las estrategias a seguir para alcanzar los objetivos estratégicos institucionales.
  • Integrar con las áreas los indicadores de desempeño y establecer las metas a alcanzar con el fin de conformar la planeación estratégica institucional.
  •  Analizar el seguimiento de los indicadores de desempeño y el cumplimiento de metas para detectar variaciones significativas e informar a las áreas responsables y a la alta dirección para facilitar la toma de decisiones.

Administrar y suministrar los recursos humanos, materiales y los servicios de que dispone el Instituto, de acuerdo a la normatividad, procedimientos establecidos y estrategias definidas, bajo los principios de legalidad, honradez, imparcialidad, oportunidad, a fin de lograr que todas y cada una de las áreas del Instituto cuente con los recursos necesarios para el desarrollo de sus actividades.

Objetivo 1: Coordinar de manera continua la planeación estratégica y administración de recursos humanos.

Objetivo 2: Coordinar de manera continua la planeación estratégica y administración de recursos financieros.

Objetivo 3: Coordinar de manera continua la planeación estratégica y administración de los recursos materiales y servicios generales.

Objetivo 4: Administrar permanentemente los bienes y materiales que se integran al patrimonio del Instituto, así como el abastecimiento de bienes muebles, equipo de oficina y equipo de cómputo e informático a las diferentes áreas del Instituto.

Objetivo 5: Proponer estrategias de planeación que permitan monitorear el desarrollo de las funciones sustantivas a fin de que las áreas del instituto cumplan las metas establecidas en los programas operativos anuales.

Datos del titular

El Ing. Mena curso sus estudios de licenciatura en la Universidad Nacional del Valle de México, campus Tlalpan.

Su trayectoria profesional ha estado enfocada en el desarrollo de diversas actividades administrativas en los gobiernos local y federal, tales como la administración de recursos humanos y materiales.




Escolaridad:

Licenciatura en Ingeniería en Electrónica

Experiencia:

Director de Recursos Materiales Servicios Generales en el Sistema Integral de la Familia del Distrito Federal (DIF-DF)

Subdirector de Servicios Generales en el Sistema Integral de la Familia del Distrito Federal (DIF-DF)

Ejecutivo "B" en la Contraloría Interna de la Red de Transporte de Pasajeros del Distrito Federal

Área a la que pertenece